1988

Mission key

to better communications

1988

Mission essentielle

à de meilleures communications

Robert Gordon

Robert Gordon, Assistant Deputy Minister for Spectrum Management and Regional Operations, says the development of the Mission Statement and the Operating Principles will foster a strong sense of communication among all parts of the Department.

 

"This process will be helpful in limiting the natural separation we have between regions and headquarters because of distance. It should help all employees to work together as a whole to serve the Canadian public."

 

The Mission Statement articulates the Department's role in bringing Canadians together. The Operating Principles outline corporate values to achieve the Mission.

 

Gordon says the Mission Statement should help employees make day-to-day decisions. "After all, if we all understand our objectives well and understand our credo, then a person anywhere in the organization should make a good decision, maybe one which the DM or I would make, given the same set of facts."

 

However, Gordon warns, "one shouldn't have inflated expectations that the Mission is the revelation of the total truth of everything in life. The words used are not a reflection of everybody's task. It's an attempt to explain to ourselves and the outside world what we think we're about."

 

Another benefit of the Mission Statement, Gordon explains, is that it will help all employees understand how they fit into the wider scope of the Department's activities and allow them to better articulate its functions.

 

Putting the Operating Principles into perspective, Gordon says that they provide the basis for constructive dialogue between individuals in the Department. Armed with these principles, people have a commonly agreed set of values on which to base their decision making. Any group in society needs shared values to perform effectively. Shared values are essential to enable us to function well both as an organization and as individuals within that organization.

 

"The emphasis on service to Canadians should help headquarters' employees appreciate the challenge the regions face each day explaining policy and regulations to the public. When a policy is written we've got to recognize that someone has to explain it.

 

"At the same time, regional input should continue to be solicited. There are a lot of experienced, knowledgeable people out there who've been in the game a long time. A manager thinking about a policy wants to exploit that."

 

The Department has an advantage in this regard, Gordon says, because it has always tried to include the regions in policy discussions and respect their opinions.

 

"There's a fair amount of sensitivity to regional percep­tions and perspectives," says Gordon. "If you've got mutual respect, you're going to communicate well. And if you communicate well, you're going to formulate good policy not overly focussed on Ottawa. The Mission exercise can only improve this.

 

"All in all, I'm very positive about the Mission Statement and Operating Principles and from my discussions with staff, I believe it has been a very fruitful process. The challenge now is to convey that mission to the public and to better implement the Operating Principles within the organization."

 

Robert Gordon, sous­ministre adjoint, Gestion du spectre et opérations régionales, dit que l'élaboration de l'énoncé de mission et de ses principes directeurs favorisera un vif esprit de communication entre les différentes composantes du Ministère.

 

« Ce processus contribuera à réduire la séparation naturelle due à la distance entre les régions et l'administration centrale. Il devrait aider tous les employés à travailler ensemble en vue de servir les Canadiens ».

 

L'énoncé de mission expose le rôle qui incombe au Ministère en vue de rapprocher les Canadiens. Les principes directeurs exposent les valeurs globales qui permettront de réaliser la mission.

 

Robert Gordon affirme que l'énoncé de mission devrait aider les employés à prendre les décisions courantes. « Après tout, si chacun d'entre nous comprend bien ces objectifs et notre credo, n'importe qui dans l'organisation devrait pouvoir prendre une bonne décision, peut-être la même que le sous­ministre ou moi-même pren­drions si nous disposions des mêmes données ».

 

Cependant, nous dit M. Gordon, « il ne faudrait pas s'attendre à ce que l'énoncé de mission soit le remède à tous les maux. Les termes utilisés ne reflètent pas nécessairement les tâches de chacun. Il s'agit seulement d'une tentative en vue d'exprimer, pour nous-mêmes et pour les gens de l'extérieur, ce que nous croyons être ».

 

M. Gordon ajoute que l'énoncé de mission aidera tous les employés à comprendre comment ils s'insèrent dans le cadre plus général des activités du Ministère et leur permettra de mieux en décrire les fonctions.

 

Pour ce qui est des principes directeurs, Gordon déclare qu'ils constituent la base d'un dialogue constructif entre les employés du Ministère. Avec ces principes, les gens disposent d'un ensemble de valeurs qui leur permet de prendre des décisions. Tout groupe a besoin de valeurs pour fonctionner efficacement. Ces valeurs communes sont essen­tielles pour nous permettre de fonctionner collectivement et individuellement.

 

« L'insistance sur les services aux Canadiens devrait aider les employés de l'administration centrale à comprendre la difficulté d'expliquer la politique et les règlements au public, tâche que le personnel des régions doit remplir chaque jour. Lorsque nous rédigeons une politique, nous ne devons pas oublier que quelqu'un devra l'interpréter.

 

« En même temps, il faudra continuer à solliciter l'avis du personnel des régions. Nous comptons beaucoup de personnes expérimentées et bien informées dans les différentes régions. Un gestionnaire qui songe à élaborer une politique devrait tirer parti de cette richesse ».

 

Selon Robert Gordon, le Ministère a un avantage sous ce rapport parce qu'il a toujours essayé de faire participer les régions aux discussions sur les politiques et de respecter leurs opinions.

 

« On est passablement attentif aux perceptions et aux perspectives régionales, dit-il. Si le respect mutuel existe, la communication est facile. Si vous communiquez bien, vous formulerez de bonnes politiques qui ne seront pas trop centrées sur Ottawa. L'élaboration d'un énoncé de mission ne peut qu'améliorer la situation.

 

« Dans l'ensemble, je suis très satisfait de l'énoncé de mission et des principes directeurs. Compte tenu des entretiens que j'ai eus avec le personnel, je crois que cela a été un processus très fructueux. Le défi qui se pose à nous, maintenant, c'est de renseigner le public sur cette mission et de mieux appliquer les principes directeurs au sein du Ministère ».