Robert Gordon, Assistant Deputy
Minister for Spectrum Management and
Regional Operations, says the development
of the Mission Statement and the Operating Principles will foster a strong sense of communication
among all parts of the Department.
"This process will be helpful in limiting the natural separation we
have between regions and headquarters
because of distance. It should help
all employees to work together as a
whole to serve the Canadian public."
The Mission Statement articulates the Department's role in
bringing Canadians together. The Operating
Principles outline corporate values
to achieve the Mission.
Gordon says the Mission Statement should help employees make day-to-day decisions. "After all, if we all understand our objectives well and understand our credo, then a person anywhere in the organization should make a good decision, maybe one which the DM or I would make, given the same set of facts."
However, Gordon warns, "one shouldn't have inflated expectations that the Mission is the revelation of the total truth of everything in life. The words used are not a reflection of
everybody's task. It's an attempt to explain
to ourselves and the outside world
what we think we're about."
Another benefit of the Mission Statement, Gordon explains, is that it will help all
employees understand how they fit into the
wider scope of the Department's
activities and allow them to better
articulate its functions.
Putting the Operating Principles into perspective, Gordon says that they provide the basis for constructive dialogue between individuals in the Department. Armed with these principles, people have a commonly agreed set of values on which to base their decision making. Any group in society needs shared values to perform effectively. Shared values are essential to enable us to function well
both as an organization and as individuals within that organization.
"The emphasis on service to Canadians should help headquarters' employees appreciate the challenge the regions face each day explaining policy and regulations to the public. When a policy is written we've got to recognize that someone has to explain it.
"At the same time, regional input should continue to be solicited. There are a lot of experienced, knowledgeable people out
there who've been in the game a long time. A
manager thinking about a policy
wants to exploit that."
The Department has an advantage in this regard, Gordon
says, because it has always tried to
include the regions in policy
discussions and respect their
opinions.
"There's a fair amount of sensitivity to regional perceptions
and perspectives," says Gordon. "If
you've got mutual respect, you're
going to communicate well. And if you communicate well, you're going to
formulate good policy not overly focussed on Ottawa. The Mission
exercise can only improve this.
"All in all, I'm very positive about the Mission Statement and Operating Principles and from my discussions with staff, I believe it has been a very fruitful process. The challenge now is to convey that mission to the public and to better implement the Operating Principles within the
organization."
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Robert Gordon, sousministre
adjoint, Gestion du spectre et opérations régionales, dit
que l'élaboration de l'énoncé de mission et
de ses principes directeurs
favorisera un vif esprit de
communication entre les différentes
composantes du Ministère.
« Ce processus contribuera à réduire la séparation naturelle due à la distance
entre les régions et l'administration centrale. Il devrait aider tous les
employés à travailler ensemble en vue de servir les Canadiens ».
L'énoncé de mission expose le rôle qui incombe au Ministère en vue de rapprocher
les Canadiens. Les principes directeurs exposent les valeurs globales qui
permettront de réaliser la mission.
Robert Gordon affirme que l'énoncé de mission devrait aider les employés à
prendre les décisions courantes. « Après tout, si chacun d'entre nous comprend
bien ces objectifs et notre credo, n'importe qui dans l'organisation devrait
pouvoir prendre une bonne décision, peut-être la même que le sousministre ou
moi-même prendrions si nous disposions des mêmes données ».
Cependant, nous
dit M. Gordon, « il ne faudrait pas s'attendre à ce que
l'énoncé de mission soit le remède à tous les maux. Les termes utilisés ne
reflètent pas nécessairement les tâches de chacun. Il s'agit seulement d'une
tentative en vue d'exprimer, pour nous-mêmes et pour les gens de l'extérieur, ce
que nous croyons être ».
M. Gordon ajoute que l'énoncé de mission aidera tous les employés à comprendre
comment ils s'insèrent dans le cadre plus général des activités du Ministère et
leur permettra de mieux en décrire les fonctions.
Pour ce qui est des principes directeurs, Gordon déclare qu'ils constituent la
base d'un dialogue constructif entre les employés du Ministère. Avec ces
principes, les gens disposent d'un ensemble de valeurs qui leur permet de
prendre des décisions. Tout groupe a besoin de valeurs pour fonctionner
efficacement. Ces valeurs communes sont essentielles pour nous permettre de
fonctionner collectivement et individuellement.
«
L'insistance sur les services aux Canadiens devrait aider les employés de l'administration
centrale à comprendre la difficulté
d'expliquer la politique et les
règlements au public, tâche que le personnel des régions doit remplir chaque jour. Lorsque nous rédigeons
une politique, nous ne devons pas oublier que quelqu'un devra l'interpréter.
« En même temps, il faudra continuer à solliciter
l'avis du personnel des régions.
Nous comptons beaucoup de personnes expérimentées
et bien informées dans les différentes régions. Un
gestionnaire qui songe à élaborer une politique devrait tirer parti de cette richesse ».
Selon
Robert Gordon, le Ministère a
un avantage sous ce rapport parce qu'il a toujours essayé de faire
participer les régions
aux discussions sur les politiques et de respecter leurs opinions.
« On est passablement attentif aux perceptions et aux perspectives régionales,
dit-il. Si le respect
mutuel existe, la
communication est facile. Si vous communiquez bien, vous formulerez de bonnes
politiques qui ne seront
pas trop centrées sur Ottawa. L'élaboration d'un
énoncé de mission ne peut qu'améliorer la situation.
« Dans l'ensemble, je suis très satisfait de l'énoncé
de mission et des
principes directeurs.
Compte tenu des entretiens que j'ai eus avec le personnel,
je crois que cela a été
un processus très
fructueux. Le défi qui se pose à nous, maintenant, c'est
de renseigner le public
sur cette mission et de
mieux appliquer les
principes directeurs au sein du Ministère ».
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